Responsável por muito mais do que atrair talento e desligar pessoas, a área de Recursos Humanos é o centro de processamento de dados da empresa. É nela que estão concentradas informações importantes sobre os colaboradores que podem fazer a diferença em ações que impactam toda a companhia. Seja em termos de gestão de talentos ou financeira.

Entre esses dados importantes, no topo da lista estão as informações cadastrais do time. Neste artigo, apresentamos alguns argumentos que explicam o porquê é importante que o RH mantenha o cadastro de todos que trabalham na empresa atualizado constantemente.

Economia no Vale-Transporte

Hoje em dia, a tecnologia já permite que a empresa economize recursos com a locomoção dos seus colaboradores sem prejudicar o seu deslocamento entre o trabalho e a residência.

Por meio do serviço de roteirização da Benefício Fácil, por exemplo, é possível conseguir uma economia de até 21% no Vale-Transporte, uma vez que nossa plataforma calcula o melhor itinerário para o trabalhador. Entretanto, essa prática somente é possível se todos os dados do time estiverem atualizados no RH.

Para campanhas de incentivo

Sua empresa trabalha com campanhas de incentivo? Caso não, pode ser interessante começar a avaliar essa prática. Segundo estudo da empresa de pesquisa e consultoria norte-americana Gallup, empresas com funcionários felizes têm 50% menos acidentes de trabalho. Já uma pesquisa da Harvard Business Review, vai além: dizendo que colaboradores satisfeitos são 31% mais produtivos, 85% mais eficientes e 300% mais inovadores.

Dito isso, seja para enviar recompensas por performance em campanhas de incentivo ou mesmo para enviar presentes em datas comemorativas, como Dia das Mães, Natal e Dia dos Pais, é importante que o RH tenha os dados cadastrais corretos.

Como manter os dados atualizados?

A melhor forma que o RH tem para manter o cadastro do time sempre em dia é por meio de uma comunicação direta e assertiva. Solicitar os dados que estão cadastrados no sistema também pode ser uma forma de agilizar as atualizações por parte dos colaboradores.   

Por isso, é indicado divulgar, periodicamente e-mails falando sobre a importância de atualizar as informações e formulários. Aliás, explicar a finalidade da solicitação desses dados não só é uma forma de conscientizar funcionários, como tem tudo a ver com o nosso próximo tópico.

O RH e a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados, ou simplesmente LGPD, tem como objetivo proteger os direitos à liberdade e à privacidade de pessoas físicas. Para isso, estabelece regras para o tratamento de dados pessoais de qualquer cidadão que esteja no Brasil, especificando, inclusive, quais são esses dados.

Toda empresa que incluir em sua base informações de seus clientes, funcionários e fornecedores – nos âmbitos físico e digital – deve estar nos conformes da lei, seja sua sede ou centro de dados localizados aqui ou no exterior. Por isso, é importante deixar explícito ao solicitar uma atualização cadastral, a finalidade da coleta dessas informações, onde e por quanto tempo serão armazenadas.

Essa transparência com o time, além de estar em conformidade com a lei, ainda demonstra para quem trabalha na empresa a responsabilidade do RH ao coletar e tratar dados e informações importantes.

Viu como é importante manter as informações dos seus colaboradores atualizadas e quais questões levar em conta para isso? Então, compartilhe este artigo com quem mais você achar que pode precisar.